Szukaj w serwisie

Profesjonalny Office Manager - Warsztaty praktyczne dla asystentek i sekretarek


Opis

Profesjonalna asystentka w dzisiejszych czasach działa w warunkach wielozadaniowości, jednocześnie w znaczący sposób wpływa na wizerunek firmy i przełożonych. Stanowisko to łączy w sobie wiele funkcji: prowadzenie korespondencji, tworzenie pism, protokołów, sprawozdań, organizatora wizyt i delegacji, koordynatora obiegu informacji, zarządzanie kalendarzem. Skuteczność asystentki w dużej mierze zależy od jej umiejętności komunikacyjnych na wielu płaszczyznach: Asystentka – bezpośredni przełożony, asystentka – klient wewnętrzny oraz klienci zewnętrzni. Dlatego podczas szkolenia kładziemy duży nacisk na skuteczną komunikację (bezpośrednią oraz korespondencyjną) również pod presją czasu oraz pod wpływem stresu. Uczestnicy poznają metody niedopuszczania do konfliktów,  a także sposoby ich rozwiązywania. Drugim filarem szkolenia jest budowanie wizerunku, poprzez poznanie zasad etykiety biznesu w oparciu o metodologię The Protocol School of Washington®, niezbędną w codziennych kontaktach interpersonalnych, a także podczas wizyt, delegacji i innych wydarzeń specjalnych. Praca nad wizerunkiem obejmuje również poznanie zasad dress code’u oraz indywidualną stylizację. Uczestnicy zdobywają umiejętność łączenia zasad dostosowania stroju do okazji, a także do własnej sylwetki oraz typu kolorystycznego.

Do góry

Cele szkolenia

  • poznanie zasad etykiety biznesu w porównaniu z tradycyjną etykietą towarzyską – świadomość różnic,
  • poszerzenie umiejętności interpersonalnych pomocnych w kontaktach służbowych,
  • uświadomienie zasad obsługi klienta wewnętrznego,
  • organizacja spotkań z udziałem klientów, ważnych gości,
  • organizacja pracy biura,
  • zdobycie umiejętności dostosowania odpowiednich zachowań do sytuacji (profesjonalna autoprezentacja, dobór stroju dla zdobycia autorytetu),
  • stworzenie „Standardów Profesjonalnej Asystentki”.

Do góry

Korzyści dla uczestników

  • wzrost kompetencji w zakresie budowania wizerunku osobistego i wizerunku reprezentowanej organizacji,
  • doskonalenie umiejętności i pogłębianie wiedzy z zakresu prowadzenia biura,
  • nabycie umiejętności zarządzania zadaniami i organizacji czasu pracy,
  • pogłębienie wiedzy z zakresu savoir vivre’u prowadzenia biura, organizacji wizyt, delegacji, przyjęć,
  • podniesienie kompetencji negocjacyjnych w zakresie relacji z dostawcami firmy i biura.

Do góry

Metody szkolenia

Naprzemiennie z wykładem:

  • symulacje i scenki,
  • case study,
  • quizy,
  • ćwiczenia facylitacyjne,
  • dyskusje,
  • indywidualna analiza stylistyczna z użyciem chust kolorystycznych.

Do góry

Czas trwania

16 godzin dydaktycznych - 2 dni

Do góry

Program szkolenia

Dzień I
  1. Profesjonalna autoprezentacja oraz zasady etykiety biznesu w porównaniu z tradycyjną etykietą towarzyską – świadomość różnic.
  2. Zainicjowanie krótkiej rozmowy z gościem - tematy „zakazane”.
  3. Przedstawianie osób – różnice w zasadach etykiety biznesu i etykiety towarzyskiej.
  4. Anonsowanie gościa/gości u przełożonych.
  5. Zasady precedencji, zasada alternatu.
  6. Zapamiętywanie imion i nazwisk.
  7. Tytułowanie – tyt. kurtuazyjne, służbowe i naukowe w rozmowie i korespondencji.
  8. Jak przygotować i podać kawę, herbatę i inne napoje w biurze.
  9. Etykieta w komunikacji telefonicznej.
  10. Zasady telefonowania: telefon stacjonarny, komórkowy, przełączanie, jednocześnie dzwoni telefon i wchodzi klient..., poczta głosowa, dźwięki przez telefon.
  11. Praca nad intonacją w rozmowie telefonicznej i bezpośredniej.
  12. Kto i jak kończy rozmowę, scenariusze rozmów telefonicznych.
  13. Proces komunikacji – kanały przekazu informacji.
  14. Komunikacja werbalna – przekazywanie informacji, przyczyny błędów i przekłamań, unikanie błędów komunikacji werbalnej: pytania, słuchanie, parafrazy, klaryfikacje.
  15. Komunikacja z klientem wewnętrznym i zewnętrznym – zrozumienie, zaangażowanie i dostosowanie; przyczyny braku zrozumienia.
  16. Trudny klient - sposoby reakcji.
  17. Przyczyny i rodzaje zachowań emocjonalnych.
  18. Opanowanie własnych emocji i reakcja na emocje klienta.
  19. Analiza transakcyjna (reakcje na prowokacje, szukanie porozumienia z pozycji dorosłego).
  20. Komunikacja niewerbalna - właściwa postawa, gesty, które obrażają innych, gesty, które należy wyeliminować.
Dzień II
  1. Korespondencja służbowa, tworzenie oficjalnych pism.
  2. Najczęściej popełniane błędy językowe.
  3. Język niestosowny w komunikacji służbowej (kolokwializmy, zdrobnienia, stopery językowe).
  4. Układ stałych elementów korespondencji.
  5. Zwroty grzecznościowe na rozpoczęcie i zakończenie listu.
  6. Komunikacja elektroniczna.
  7. Tworzenie protokołów, przygotowywanie dokumentacji Rady Nadzorczej, Walnego Zgromadzenia Akc., tworzenie sprawozdań.
  8. Podstawowe elementy ubioru służbowego dla kobiety i mężczyzny.
  9. Kryteria doboru garderoby.
  10. Dodatki niezbędne w stroju w biurze.
  11. Niewłaściwe elementy stroju.
  12. Ubiór w dostosowaniu do urody – jak poruszać się w obrębie zasad i dobrze wyglądać.
  13. Inne elementy wizerunku: włosy, makijaż, paznokcie, zapach. 
  14. Ubiór odpowiedni do okazji - nazwy na zaproszeniach dot. stroju.

Do góry

Harmonogram

  Harmonogram   Dzień 1   Dzień 2  
             
  Rejestracja uczestników   9:45 - 10:00      
  Zajęcia   10:00 - 11:00   9:00 - 11:00  
  Przerwa   11:00 - 11:15   11:00 - 11:15  
  Zajęcia   11:15 - 13:00   11:15 - 13:00  
  Obiad   13:00 - 13:45   13:00 - 13:45  
  Zajęcia   13:45 - 15:00   13:45 - 15:00  
  Przerwa   15:00 - 15:10   15:00 - 15:10  
  Zajęcia   15:10 - 17:00   15:10 - 16:00  

Do góry

Punkty rozwoju osobistego (PDU) – PMP®

Uczestnicy szkolenia, w momencie jego ukończenia, otrzymują 2 punkty PDU (Professional Development Units). Posiadacze tytułu PMP® muszą udokumentować zdobycie 60 punktów PDU w ciągu trzech lat od daty otrzymania dyplomu, aby zachować tytuł.

Do góry
 
Skontaktuj się z nami Kontakt 22 460 46 00
Zarejestruj się na szkolenie Rejestracja na szkolenia
Zobacz nas na Facebooku Zobacz naszą stronę na Facebooku
Zobacz nas na YouTube Zobacz nasz kanał na YouTube
 
Poleć tą stronę w Google